Implementasi Sistem E-Surat Digital Untuk Pelayanan Administrasi Surat Di Balai Desa Pringtulis

Vanessa Maharani; Andy Prasetyo Utomo

doi:10.51454/anoa.v5i01.1704

Penulis

Vanessa Maharani Universitas Muria Kudus
Andy Prasetyo Utomo Universitas Muria Kudus

DOI:

https://doi.org/10.51454/anoa.v5i01.1704

Kata Kunci:

E-Surat, Digitalisasi Surat, Pelayanan Administrasi, Tanda Tangan Digital, Efisiensi

Abstrak

Pelayanan administrasi persuratan di Balai Desa Pringtulis yang berjalan konvensional berdampak pada lamanya waktu pemrosesan, antrean, dan tidak adanya fitur pemantauan pengajuan warga. Kegiatan ini bertujuan mengimplementasikan sistem E-Surat Digital guna memecahkan masalah birokrasi dan meningkatkan efisiensi pelayanan. Pengembangan sistem menggunakan metode SDLC Waterfall, di mana analisis kebutuhannya dilakukan melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Hasilnya, sistem E-Surat Digital berbasis web ini berhasil menyederhanakan alur birokrasi secara signifikan. Warga dapat mengajukan surat mandiri secara paperless melalui pencocokan Nomor Induk Kependudukan (NIK) tanpa registrasi akun. Penerapan Tanda Tangan Digital (TTD) Kepala Desa efektif memangkas waktu pemrosesan dari hitungan hari menjadi jam. Fitur pelacakan (tracking) dan pengunduhan mandiri berformat PDF yang divalidasi QR Code turut menjamin kemudahan akses, keabsahan dokumen, dan transparansi. Transformasi tata kelola digital ini sukses menciptakan pelayanan publik desa yang lebih cepat, efisien, transparan, dan responsif.

Referensi

Briyadi, P., Mustofah, A., & Pramudiana, I. D. (2025). Smart Desa, Layanan Cerdas: Inovasi Digitalisasi Pelayanan Administrasi di Desa Sabrang, Klaten. Jurnal Hukum, Administrasi Publik Dan Negara, 2(4), 143–163.

Dana, G., Yuniari, N., Raharja, I., Bhaskara, I. M. A., Darma, I. G. W., & Kumara, I. M. S. (2025). Transformasi digital pelayanan administrasi desa berbasis website sebagai upaya menuju smart village di Desa Peguyangan Kaja. Jurnal Komputer, Informasi Dan Teknologi, 5(1), 1–10.

Dwimahendrawan, A., & Rohim, R. (2024). Digitalisasi Pelayanan Administrasi Kependudukan dalam Mewujudkan Smart Village. Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Nusantara, 5(4), 5766–5774.

Halim, M., & Pribadi, O. (2024). Penerapan Qrcode Sebagai Tanda Tangan Digital Dalam Penerbitan Surat Keluar Pada Stmik Methodist Binjai. Jurnal TIMES, 13(2), 261–268.

Kasiana, N., Firliana, R., & Andriyanto, T. (2023). Sistem Layanan Umum Digital Desa. Prosiding SEMNAS INOTEK (Seminar Nasional Inovasi Teknologi), 7(1), 487–495.

Nasution, M. Z., Delima, I. D., & Prasetyo, E. (2024). Implementasi smart village melalui sistem smart desa digital dalam meningkatkan kualitas pelayanan di Desa Pasir Ampo Kecamatan Kresek Kab. Tangerang. Jurnal Ilmiah Wahana Pendidikan, 10(7), 752–776.

Pranata, M. R. (2024). Arsip Digital Untuk Efisiensi Pengelolaan Dan Percepatan Pelayanan. SIGNIFICANT: Journal Of Research And Multidisciplinary, 3(01), 33–45.

Rosmasari, R., Nanda, A., Jamil, M., Khoirunnita, A., & Alex, R. (2024). Digitalisasi pelayanan administrasi desa menggunakan website e-surat pada Desa Handil Terusan. Ilmu Komputer Untuk Masyarakat, 5(2), 60–69.

Setiadi, A. H., Wulandari, L. D., & Asikin, D. (2021). The typology of coastal house functions in Bajo, Soropia Sub-District. Scholars Journal of Engineering and Technology, 9(11), 235–246. https://doi.org/10.36347/sjet.2021.v09i11.004

Saputra, M. I., Putra, M. A., Afriaris, S., Apriansyah, R., Ningsih, F., Iskandar, Y., & Hairudin, A. (2023). SOSIALISASI PENERAPAN DESA DIGITAL DALAM RANGKA PENGGUNAAN TANDA TANGAN ELEKTRONIK (TTE) PADA PEMERINTAHAN DESA DI KEC. BATANG CENAKU KAB. INDRAGIRI HULU. VALUES: Jurnal Pengabdian Kepada Mayarakat, 5(2), 8–13.

Supriyani, S., & Setyowati, Y. (2023). DIGITALISASI DESA DALAM PERSPEKTIF GOVERNMENTALITY Studi Kasus Kalurahan Sambirejo, Kapanewon Prambanan, Kabupaten Sleman. Jurnal Komunikasi Pemberdayaan, 2(1), 11–29.

Wati, V., Yani, M., Mustamiin, M., Setyanti, P. W., Permana, M. R., & Seftiani, T. (2025). Penguatan layanan publik melalui sistem surat digital berbasis web di desa rambatan wetan, indramayu. GANESHA: Jurnal Pengabdian Masyarakat, 5(2), 824–834.

Wibowo, R. L., & Karno, K. (2025). KUALITAS SISTEM E-SURAT DALAM PENINGKATAN SISTEM PEMERINTAHAN BERBASIS ELEKTRONIK DI KOTA BANDA ACEH. IPDN.

Wicaksana, B., & Telamdika, G. (2023). Penerapan Rest API Pada QR Code Untuk Validasi Surat Administrasi Desa. TeknoIS: Jurnal Ilmiah Teknologi Informasi Dan Sains, 13(1), 67–78

.

Yulianto, T., Khamami, K., Anggraeni, S., Widodo, S., Wardihani, E. D., Mara, M. N., Setyawan, T. A., Prabowo, M. C. A., Rahardjo, P., & Pramuji, T. (2025). Pendampingan Implementasi Sistem Layanan Administrasi Desa Berbasis Web dan Android di Desa Wonosekar Kecamatan Karangawen Kabupaten Demak. Jurnal Pengabdian Sosial, 2(8), 3844–3849