Implementasi Sistem E-Surat Digital Untuk Pelayanan Administrasi Surat Di Balai Desa Pringtulis

Vanessa maharani; Andy Prasetyo Utomo

doi:10.51454/anoa.v5i01.1704

Authors

Vanessa maharani Universitas Muria Kudus
Andy Prasetyo Utomo Universitas Muria Kudus

DOI:

https://doi.org/10.51454/anoa.v5i01.1704

Keywords:

E-Letter, Village Digitalization, Administration Service, Dogital Signatur, Efficiency

Abstract

Letter administration services at the Pringtulis Village Office currently run conventionally, causing long processing times, queues, and a lack of submission tracking. This activity aims to implement a Digital E-Letter system to solve these bureaucratic problems and improve service efficiency. System development uses the SDLC Waterfall method, where requirements were analyzed using observation, interview, and documentation methods. The implementation results show that this web-based system significantly simplifies the bureaucratic workflow. Residents can apply for letters independently (paperless) through Population Identification Number (NIK) validation without account registration. The implementation of a Digital Signature (TTD) by the Village Head effectively cuts processing time from days to hours. The tracking feature and independent PDF downloads validated with QR Codes provide accessibility, document authenticity, and service transparency. This governance transformation successfully creates faster, more efficient, transparent, and responsive village public services.

References

Briyadi, P., Mustofah, A., & Pramudiana, I. D. (2025). Smart Desa, Layanan Cerdas: Inovasi Digitalisasi Pelayanan Administrasi di Desa Sabrang, Klaten. Jurnal Hukum, Administrasi Publik Dan Negara, 2(4), 143–163.

Dana, G., Yuniari, N., Raharja, I., Bhaskara, I. M. A., Darma, I. G. W., & Kumara, I. M. S. (2025). Transformasi digital pelayanan administrasi desa berbasis website sebagai upaya menuju smart village di Desa Peguyangan Kaja. Jurnal Komputer, Informasi Dan Teknologi, 5(1), 1–10.

Dwimahendrawan, A., & Rohim, R. (2024). Digitalisasi Pelayanan Administrasi Kependudukan dalam Mewujudkan Smart Village. Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Nusantara, 5(4), 5766–5774.

Halim, M., & Pribadi, O. (2024). Penerapan Qrcode Sebagai Tanda Tangan Digital Dalam Penerbitan Surat Keluar Pada Stmik Methodist Binjai. Jurnal TIMES, 13(2), 261–268.

Kasiana, N., Firliana, R., & Andriyanto, T. (2023). Sistem Layanan Umum Digital Desa. Prosiding SEMNAS INOTEK (Seminar Nasional Inovasi Teknologi), 7(1), 487–495.

Nasution, M. Z., Delima, I. D., & Prasetyo, E. (2024). Implementasi smart village melalui sistem smart desa digital dalam meningkatkan kualitas pelayanan di Desa Pasir Ampo Kecamatan Kresek Kab. Tangerang. Jurnal Ilmiah Wahana Pendidikan, 10(7), 752–776.

Pranata, M. R. (2024). Arsip Digital Untuk Efisiensi Pengelolaan Dan Percepatan Pelayanan. SIGNIFICANT: Journal Of Research And Multidisciplinary, 3(01), 33–45.

Rosmasari, R., Nanda, A., Jamil, M., Khoirunnita, A., & Alex, R. (2024). Digitalisasi pelayanan administrasi desa menggunakan website e-surat pada Desa Handil Terusan. Ilmu Komputer Untuk Masyarakat, 5(2), 60–69.

Setiadi, A. H., Wulandari, L. D., & Asikin, D. (2021). The typology of coastal house functions in Bajo, Soropia Sub-District. Scholars Journal of Engineering and Technology, 9(11), 235–246. https://doi.org/10.36347/sjet.2021.v09i11.004

Saputra, M. I., Putra, M. A., Afriaris, S., Apriansyah, R., Ningsih, F., Iskandar, Y., & Hairudin, A. (2023). SOSIALISASI PENERAPAN DESA DIGITAL DALAM RANGKA PENGGUNAAN TANDA TANGAN ELEKTRONIK (TTE) PADA PEMERINTAHAN DESA DI KEC. BATANG CENAKU KAB. INDRAGIRI HULU. VALUES: Jurnal Pengabdian Kepada Mayarakat, 5(2), 8–13.

Supriyani, S., & Setyowati, Y. (2023). DIGITALISASI DESA DALAM PERSPEKTIF GOVERNMENTALITY Studi Kasus Kalurahan Sambirejo, Kapanewon Prambanan, Kabupaten Sleman. Jurnal Komunikasi Pemberdayaan, 2(1), 11–29.

Wati, V., Yani, M., Mustamiin, M., Setyanti, P. W., Permana, M. R., & Seftiani, T. (2025). Penguatan layanan publik melalui sistem surat digital berbasis web di desa rambatan wetan, indramayu. GANESHA: Jurnal Pengabdian Masyarakat, 5(2), 824–834.

Wibowo, R. L., & Karno, K. (2025). KUALITAS SISTEM E-SURAT DALAM PENINGKATAN SISTEM PEMERINTAHAN BERBASIS ELEKTRONIK DI KOTA BANDA ACEH. IPDN.

Wicaksana, B., & Telamdika, G. (2023). Penerapan Rest API Pada QR Code Untuk Validasi Surat Administrasi Desa. TeknoIS: Jurnal Ilmiah Teknologi Informasi Dan Sains, 13(1), 67–78

.

Yulianto, T., Khamami, K., Anggraeni, S., Widodo, S., Wardihani, E. D., Mara, M. N., Setyawan, T. A., Prabowo, M. C. A., Rahardjo, P., & Pramuji, T. (2025). Pendampingan Implementasi Sistem Layanan Administrasi Desa Berbasis Web dan Android di Desa Wonosekar Kecamatan Karangawen Kabupaten Demak. Jurnal Pengabdian Sosial, 2(8), 3844–3849